Parsing/CV upload Issues

Update timeline

1. investigating Jun 16, 2020, 12:12 PM UTC

   Some users are experiencing issues with our mail-parsing services at the moment. We are still investigating the cause. We'll let you know as soon as we have more information. We apologize for the inconvenience.

2. identified Jun 16, 2020, 12:14 PM UTC

   The issue has been identified. Our mail-parsing provider is currently under unforeseen maintenance. We are currently monitoring the issue and will provide an update when we've confirmed it's resolved.

3. identified Jun 17, 2020, 09:51 AM UTC

   Sehr geehrte Kunden, unser externer Parsing-Anbieter hat uns informiert, dass der CV-Parsing-Dienst noch immer einer unerwarteten Wartung unterzogen wird. Da dieser Dienst tief in Prescreen integriert ist, führt dies derzeit zu Problemen beim Hochladen von Lebensläufen. Welche Dienste sind betroffen? Betroffene Dienste sind: 1. Mail-Bewerbungen: Mail-Bewerbungen werden im Moment nicht verarbeitet, sondern in eine Warteschlange gereiht. Bitte senden Sie Mail-Bewerbungen nicht erneut an das System, da dies zu noch mehr Verzögerungen führen würde, sobald der Dienst wieder verfügbar ist. 2. Online-Bewerbung: Während des Online-Bewerbungsverfahrens ist es dem Bewerber nicht möglich, im Schritt "Lebenslauf" einen Lebenslauf als Datei hochzuladen. Dies kann zu vielen unbeabsichtigt unvollendeten Bewerbungen führen. Unter Umständen wäre es vorteilhaft solche Kandidaten zu kontaktieren und sie über das aktuelle technische Problem zu informieren. 3. Bewerbungen via REST-API: Unsere REST-API verarbeitet zur Zeit keine POST-Candidate requests, die CV-Dateien enthalten. Wenn möglich, sollten Anfragen zwischengespeichert werden, bis der Dienst wieder verfügbar ist. 4. Hochladen von CV's in Prescreen: Auch der CV-Upload in Prescreen ist zur Zeit nicht möglich. Bitte warten Sie, bis der Dienst wieder zur Verfügung steht. Wann wird der Dienst wieder verfügbar sein? Leider können wir keinen Zeitrahmen für die Lösung dieses Problems angeben. Wir arbeiten derzeit daran, den CV-Upload im Online-Bewerbungsverfahren wieder verfügbar zu machen, auch wenn die Wartung noch andauern sollte. Bitte entschuldigen Sie die Unannehmlichkeiten. Mit freundlichen Grüßen, Ihr Prescreen-Team Dear Customers, our external parsing provider just informed us, that the CV parsing service is still undergoing an unexpected maintenance. As this service is deeply integrated within Prescreen, this leads to issues when uploading CV’s at the moment. What services are affected? Affected services are: 1. Mail applications: Mail applications will not be processed at the moment, instead they will be Queued. Please do not send Mail applications again, as this will lead to even more delays once the service is available again. 2. Online Application: During the online application process, it will not be possible for the candidate to upload a CV file in the CV step. This may lead to many unintentionally unfinished applications. You may want to contact such candidates and inform them about the ongoing technical issues. 3. Applications via API: Our REST-API will not process any POST Candidate requests containing CV files at the moment. If possible, requests should be cached until the service is available again. 4. Uploading CV’s in Prescreen: The CV Upload in Prescreen is also not possible at the moment. Please wait for the service to work again. When will the service be available again? Unfortunately we cannot provide any timeframe for the solution of this issue. We are currently working on making the CV upload in the online application process available again even if the maintenance should be going on. Please excuse the inconvenience. Best regards, Your Prescreen-Team

4. identified Jun 17, 2020, 02:20 PM UTC

   Sehr geehrte Kunden, leider hat uns unser Parsing-Provider immer noch keine Informationen geben können, wann das Problem gelöst wird. In der Zwischenzeit haben wir einen Workaround geschaffen, der es ermöglicht, dass Lebensläufe von Bewerbern und Benutzern, sowie über unsere REST-API wieder hochgeladen werden können. Bitte beachten Sie, dass aufgrund der aktuellen Situation noch keine Informationen aus den hochgeladenen CV's geparst werden können. Auch Mail-Bewerbungen werden weiterhin nicht verarbeitet, da in diesem Fall das Parsing erforderlich ist, um die erforderlichen Informationen zur Erstellung des Kandidatenprofils zu erhalten. Wir entschuldigen uns für die Unannehmlichkeiten. Mit freundlichen Grüßen, Ihr Prescreen-Team Dear Customers, unfortunately our parsing provider has still not provided us with any information on when the issue will be resolved. Meanwhile we have created a workaround that will allow CV’s to be uploaded again from candidates, users as well as via our REST-API. Please be informed, that due to the current situation, no information will yet be parsed from the uploaded CV’s. Also, mail applications will furthermore not be processed, as for this case parsing is necessary to gain the required information to create a candidate profile. We apologize for the inconvenience. Best regards, Your Prescreen-Team

5. identified Jun 19, 2020, 08:32 AM UTC

   Sehr geehrte Kunden, Vorab möchten wir uns für die noch andauernden Wartungsarbeiten von unserem externen Parsing-Provider entschuldigen. Zur Zeit stehen uns noch keine Informationen zur Verfügung, wann dieser Dienst wieder wie gewohnt funktionieren wird. Wir haben auf unserer Seite Änderungen vorgenommen, um die Funktionalität von Prescreen weitgehend zu gewährleisten. Kandidaten können seit dem 17.06.2020 (Nachmittag) wieder über die REST-API eingespielt oder manuell vom Recruiter erstellt werden. Über die Bewerbermaske können sich Kandidaten seit diesem Zeitpunkt auch wieder bewerben und Ihren Lebenslauf hochladen. Bitte beachten Sie, dass aufgrund der aktuellen Situation noch keine Informationen aus den hochgeladenen CV's ausgelesen werden können. Aufgrund der unerwarteten Wartungsarbeiten, kam es zu unfertigen Bewerbungen. Wir würden Ihnen empfehlen diese Kandidaten zu kontaktieren, welche nun Ihre Bewerbung abschließen können. Für E-Mail-Bewerbungen ist das Auslesen von Daten aus dem Lebenslauf essentiell. Somit können im Moment keine E-Mail-Bewerbungen verarbeitet werden, da hierfür die parsing Funktion benötigt wird um ein Kandidatenprofil zu erstellen. Bitte senden Sie Mail-Bewerbungen nicht erneut an das System, da dies zu noch mehr Verzögerungen führen würde, sobald der Dienst wieder verfügbar ist. Wir entschuldigen uns für die Unannehmlichkeiten. Mit freundlichen Grüßen, Ihr Prescreen-Team Dear customers, First of all we would like to apologize for the ongoing maintenance work from our external parsing provider. At the moment we do not have any information when this service will work as usual again. We have made changes on our site to ensure the functionality of Prescreen to a large extent. Since 17.06.2020 (afternoon), candidates can again be imported via the REST API or created manually by the recruiter. Since this date, candidates can also apply via the applicant mask and upload their CV. Please note that due to the current situation no information can yet be read from the uploaded CVs. Due to the unexpected maintenance work, there were unfinished applications. We would advise you to contact these candidates, who can now complete their application. For e-mail applications, it is essential to read data from the CV. Therefore, no e-mail applications can be processed at the moment, as the parsing function is required to create a candidate profile. Please be advised not not send e-mail applications again into the system as this would cause even more delays once the service is available again. We apologize for the inconvenience. Best Regards, Your Prescreen Team

6. monitoring Jun 20, 2020, 07:26 AM UTC

   Sehr geehrte Kunden, Unser externer Parsing-Provider hat uns soeben informiert, dass die Wartungsarbeiten nun abgeschlossen sind. Wir haben diesen Service auch in Prescreen bereits wieder aktiviert, sodass nun Daten aus CV's wieder ausgelesen und im Kandidatenprofil hinterlegt werden. E-Mail-Bewerbungen können im Moment leider noch immer nicht verarbeitet werden. Sobald wir diesen Service wieder aktivieren können, geben wir Ihnen Bescheid. Bitte senden Sie weiterhin bereits gesendete E-Mail-Bewerbungen nicht erneut an das System. Sollten sich seit dem 16.06.2020 unfertige Kandidaten in Ihrem Account befinden, können Sie diese informieren, dass Ihre Bewerbung abgeschlossen werden kann. Wir möchten uns nochmal in aller Form für diese Unannehmlichkeiten entschuldigen. Beste Grüße Ihr Prescreen Team Dear customers, Our external parsing provider has just informed us that the maintenance work has now been completed. We have reactivated this service in our system so that the data of a CV will be parsed into the candidate profile again. E-mail applications are still not processed at the moment. As soon as we can reactivate this service, we will let you know. Please do not resend e-mail applications to the system. If there are unfinished candidates in your account since 16.06.2020, please inform these candidates that their applications can now be finished. We would like to apologize for this inconvenience once again. Best regards Your Prescreen Team

7. resolved Jun 23, 2020, 11:49 AM UTC

   Sehr geehrte Kunden. Es freut uns Sie darüber zu informieren, dass mittlerweile alle Wartungsarbeiten abgeschlossen wurden und das System wieder wie gewohnt funktioniert. Auch E-Mail-Bewerbungen können nun wieder verarbeitet werden. Wir möchten Sie erneut darauf hinweisen, dass sich im Zuge dieser unvorhergesehenen, externen Wartungsarbeiten möglicherweise unfertige Bewerbungen im System befinden. Wir empfehlen diese Kandidaten zu kontaktieren und um den Abschluss deren Bewerbung zu bitten. Da sich im Laufe der Wartungsarbeiten einige E-Mail-Bewerbungen gesammelt haben, wollen wir Sie erneut darauf hinweisen, dass es zu einer längeren Wartezeit beim Parsen der E-Mail-Bewerbungen kommen kann. Weiters möchten wir davon abraten, E-Mail-Bewerbungen erneut an das System zu senden, um die Warteschleife nicht zu vergrößern. Wir möchten uns an dieser Stelle für die entstandenen Unannehmlichkeiten entschuldigen. Beste Grüße Ihr Prescreen-Team Dear customers. We are happy to inform you that in the meantime all maintenance work has been completed and the system is working again as usual. E-mail applications can now be processed again. We would like to advise you again that in the course of this unforeseen, external maintenance, there may be unfinished applications in the system. We recommend contacting these candidates and asking them to complete their application. As some e-mail applications have accumulated during the maintenance work, we would like to point out that there may be a longer waiting period for parsing the e-mail applications. We would also advise you not to resend e-mail applications to the system so as not to increase the waiting loop. We apologize for the inconvenience. Best regards Your Prescreen Team